YLEISET SOPIMUSEHDOT PORIN KIRJANPITO OY

Tilitoimiston palveluihin ja palvelujen toimitussopimuksiin sovelletaan näitä sopimusehtoja.

1.Sopimuksen voimaantulo

Sopimus tulee voimaan, kun asiakas on hyväksynyt ensimmäisen tilitoimiston laskun, maksaessaan sen.

2. Palvelut

Tilitoimiston tehtävä on tuottaa asiakkaalle sovitut peruskirjanpitopalvelut (jäljenpänä palvelut). Mikäli tilitoimisto hyväksyy asiakkaan tilauksesta tehtäväkseen muitakin palveluja, myös niihin sovelletaan näitä ehtoja.

Tilitoimisto aloittaa palvelun sen jälkeen, kun asiakas on antanut tilitoimistolle tarvittavat tiedot ja aineiston . Tilitoimiston tulee huolehtia palveluista huolellisesti ja ammattitaitoisesti tilitoimistoon vakiintuneen käytännön työ- ja raportointimenetelmien mukaan.

3. Aineiston käsittely

Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava tilitoimistolle niin hyvissä ajoin, että tilitoimisto voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Viimeistään kuitenkin 5 arkipäivää ennen määräpäivää.

4. Salassapito

Osapuolten on pidettävä salassa tietoon saamansa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot. Salassapitovelvollisuus jatkuu myös sopimuksen päätyttyä. Salassapitovelvollisuus koskee myös heidän henkilöstöänsä ja alihankkijoitansa.

5. Sopimuksen voimassaolo

Sopimus on voimassa toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla, ellei muuta ole sovittu.

6. Palveluiden keskeyttäminen ja sopimuksen purku

Tilitoimistolla on oikeus keskeyttää palvelut,

jos asiakkaan maksu viivästyy niin että asiakkaalla on jo kaksi erääntynyttä laskua maksamatta.

jos asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai ei muuten asianmukaisesti myötävaikuta palvelujen tuottamiseen.

Asiakas rikkoo sopimusta muutoin tai palvelujen tuottamiselle merkityksellisiä lakeja tai viranomaisten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia.

Asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kirjausohjeita tilanteessa, jossa voi seurata rikos- tai siviilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Tätä ehtoa sovelletaan, vaikka kyse olisi vain osapuolien erilaisesta tulkinnasta lain, määräyksen, suosituksen tai ohjeen sisällöstä tai merkityksestä.

Osapuoli saa purkaa sopimuksen, jos toinen osapuoli hakee velkojiltaan akordia, toisen osapuolen omaisuutta on haettu konkurssiin luovutettavaksi tai sitä haetaan yrityssaneeraus- tai velkajärjestelymenettelyyn.

7.Oikeudet aineistoon, aineiston pidätysoikeus ja aineiston luovuttaminen asiakkaalle

Tilitoimiston tuottaman aineiston ja tietokantojen ja automaatioratkaisujen kaikki oikeudet kuuluvat tilitoimistolle, kun palvelut on tuotettu tilitoimiston käyttöön hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla. Tällä ehdolla ei ole vaikutusta niihin oikeuksiin, jotka asiakkaalla on tilitoimistolle antamaansa aineistoon. Muilla kuin tilitoimistolla ei ole ilman tilitoimiston lupaa oikeutta hyödyntää kaupallisesti tietokantoja. Kaupallisena hyödyntämisenä ei pidetä lainsäädännöllisten velvoitteiden kuten tilintarkastuksen tai tietosuoja-asetuksen edellyttämän auditioinnin toteuttamista.

Kun palvelu tuotetaan asiakkaan käyttöönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla, johon se on antanut tilitoimistolle käyttöoikeuden palvelun tuottamiseksi, kuuluvat aineiston ja tietokantojen oikeudet asiakkaalle.

8. Maksut

Tilitoimiston palkkio määräytyy kussakin toimeksiannossa toimitettavien palvelujen valikoiman ja niiden laadun mukaan. Palkkion lisäksi tilitoimistolla on oikeus veloittaa tarpeelliset kohtuulliset matka- ja muut kustannukset.

9. Laskuerittely, maksuehto, viivästysseuraamus

Tilitoimisto veloittaa palveluistaan yksikköinä, joka on merkitty laskuun merkillä h, hinta tarkistetaan vuosittain tammikuun alusta lähtien. Palvelu ja kuluveloitukset eritellään hinnoitteluperusteen mukaisesti.

Jos muuta ei ilmene tilitoimiston hinnastosta taikka ei ole muutoin sovittu, maksuehto on 7 päivää laskun päiväyksestä ja mahdollinen viivästyskorko on maksettava korkolain mukaan. tilitoimistolla on oikeus veloittaa viivästyneen maksun perimiskulut.

10. Osapuolten vastuista

Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työnantajavelvoitteistaan sekä rekisterinpitäjänä rekisterinpitäjän velvollisuuksistaan. asiakas vastaa työnantajana lakien, työehtosopimusten ja muiden sopimusten tulkinnasta sekä niihin liittyvästä päätöksenteosta. asiakas vastaa työaikakirjanpidosta. asiakas on vastuussa asianmukaisten valvonta ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry tilitoimistolle.

Asiakas huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan tilitoimistolle. Vastuu tilitoimistolle toimitettujen tapahtumia kuvaavien tietojen ja aineiston ajantasaisuudesta, riittävyydestä, oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla. asiakas päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään.

Tilitoimisto antaa palvelut ja asiantuntemuksensa asiakkaan käytettäväksi sopimuksen ja näiden sopimusehtojen mukaisesti. Tilitoimiston on ilmoitettava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Tilitoimisto ei kuitenkaan ole velvollinen tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja.

Jos tilitoimiston asiakkaalle toimittamassa palvelussa ilmenee virhe, asiakkaan on viipymättä ilmoitettava siitä tilitoimistolle. Tilitoimistolla on tällöin oikeus ja velvollisuus korjata aiheuttamansa virhe veloituksetta niin pian kuin olosuhteet sallivat. Jos asiakas laiminlyö ilmoittaa virheestä, jonka tämä on havainnut tai tämä olisi pitänyt kohtuudella havaita, asiakkaalla ei ole oikeutta esittää virheen perusteella vaatimuksia.

Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten tulon, liikevaihdon tai markkinoiden menetyksestä, tuotannon tai palvelun keskeytymisestä, saamatta jääneestä voitosta taikka muusta verrattavasta vahingosta.

Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan johtuvista välittömistä vahingoista. Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 10.000 euroa yhdessä vahinkotapahtumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtumista yhteensä enintään 20.000 euroa, ellei muusta enimmäismäärästä ole erikseen sovittu. Vahinko katsotaan yhdeksi vahionkotapahtumaksi, vaikka se vaikuttaisi useampaan tilikauteen.

Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti palvelujen suorittamisessa eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraamusta kuin mitä edellä on todettu.

11. Tilitoimiston vastuuvakuutus

Tilitoimisto ylläpitää kustannuksellaan asianmukaisen vastuuvakuutuksen.

12. Ylivoimainen este

Mikäli osapuolen sopimusvelvoitteiden täyttyminen estyy, vaikeutuu tai viivästyy tämän vaikutuspiirin ulkopuolisesta seikasta (ylivoimainen este), kuten lakosta, työsulusta tai muusta työselkkauksesta, tulipalosta, muusta onnettomuudesta tai kriisitilanteesta, ukkosvauriosta tai muusta luonnontapahtumasta taikka viestintäyhteys- tai sähköhäiriön vuoksi, osapuoli vapautuu sopimusvelvoitteidensä täyttämisestä ja seuraamuksista niin pitkäksi aikaa kuin olosuhteet edellyttävät. Vapautumisperusteeksi katsotaan myös viranomaisen tai pankin virhe tai viivästys, laitteiston- ja ohjelmistovika-, tietoliikenteen tai -yhteyksien katkeaminen, keskeytys ja häiriö sekä verkkolaskuoperaattorin toimenpide.

13. Sähköinen viestintä

Osapuolet vastaavat kumpikin osaltaan tietoturvallisuudesta ja huolehtivat virustorjunta- ja muiden suojausjärjestelmiensä kunnosta ja asianmukaisuudesta. Osapuolet saavat lähettää toisilleen sähköpostitse viestejä ja liitetiedostoja niitä salaamatta, jos muuta ei ole sovittu. Osapuoli ei vastaa siitä, että hänellä sähköisen viestintäjärjestelmän kautta lähetetty viesti tai liiteaineisto on vastaanotettu muuttumattomana tai viivytyksettä.

14. Erimielisyyksien ratkaiseminen

Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet neuvotteluin. Tarvittaessa kumpi tahansa osapuoli saa viedä sovinnon välimiehen vahvistettavaksi. Muutoin riitaisuudet ratkaistaan vastaajan kotipaikan käräjäoikeudessa.

15. Muut ehdot

Sopimukseen sovelletaan näitä yleisiä ehtoja ja muita sopimuksessa mainittuja asiakirjoja Suomen lain mukaan. Tilitoimiston esitteissä, hinnastossa ja muissa aineistoissa olevat tiedot ovat sopimuksen osa jos niissä on maininta tästä sopimuksesta (Yleiset sopimusehdot Porin Kirjanpito Oy).

Porin Kirjanpito Oy

Tilitoimistoyhtiömme kerää asiakas yritysten henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Palkanlaskennan:

Palkansaajan nimi, osoite, henkilötunnus, mahdollinen s-postiosoite ja puhelinnumero.

Tiedot säilytetään sähköisenä, ohjelmana on palkka.fi sovellus.

Lisäksi kuukausittaisia palkka laskelmia, vuosi-ilmoituksia ja mahdollisia lääkärintodistuksia säilytetään paperi kopioina, toimistossa lukollisessa tilassa.

Vanhat palkanlaskenta tiedostot ovat excel pohjaisia ja niitä säilytetään tilitoimiston sähköisessä järjestelmässä.

Yrityksen perustiedot:

Yrityksen omistajan nimi, osoite, henkilötunnus, s-postiosite ja puhelin numero.

Tiedot säilytetään lukollisessa tilassa toimistossa.

Tositeaineistot:

Sisältää kaikki lakimääräiset tiedot tositeaineistoista.

Säilytys toimistossa n. kaksi viimeisintä vuotta lukollisessa tilassa ja loppuaika yhtiön vuokraamassa lukollisessa varastotilassa.

Tilinpäätökset

Kaikki lakisääteiset tilinpäätöstä koskevat tiedot.

Säilytys pdf-tiedostona tilitoimiston sähköisessä järjestelmässä.

Kerätyt henkilötiedot saamme yritysasiakkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Aineistojen tietoja säilytämme lakien ja asetusten määräämän ajan, jonka jälkeen tuhoamme ne tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoihin on pääsy yhtiömme työntekijöillä joille yhtiömme on myöntänyt valtuuden niiden kunkin tietojen käyttämiselle, asiakasyhtiöiden hallituksilla ja tilintarkastajalla omien tehtävien hoitamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa osakkaille tai viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa. Tilitoimistoyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedoissa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta mahdollisilta alihankkijoilta, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä tilitoimiston käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen.

Paperiset asiakirjat säilytämme aina lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.

Seloste laadittu 30.8.2018

Rekisterin yhteishenkilö: Kari Jantunen 0400 736 058, kari.jantunen@porinkirjanpito.fi